Συμβουλές και κόλπα για πλήρως απομακρυσμένες νομικές ομάδες

Χθες, το Closing Folders φιλοξένησε μια ομάδα ομιλητών για να μάθει πώς τα νομικά τμήματα διαχειρίζονται τη μετάβαση στην απομακρυσμένη εργασία τις τελευταίες εβδομάδες εν μέσω της επιδημίας COVID-19. Ενώ οι ομιλητές μας προέρχονταν από μια εσωτερική νομική ομάδα, μια δικηγορική εταιρεία μεσαίου μεγέθους και μια μεγάλη διεθνή δικηγορική εταιρεία, υπήρχαν πολλά κοινά θέματα στις εμπειρίες τους με αυτή τη μαζική μετάβαση. Για όσους το έχασαν, συνοψίσαμε μερικά από τα βασικά σημεία που προέκυψαν από τη συζήτηση.

Χρειάζεστε τα κατάλληλα εργαλεία για να ολοκληρώσετε τη δουλειά

Όλες οι οργανώσεις που αντιπροσωπεύονταν από τους συμμετέχοντες στο πάνελ μας είχαν από καιρό παρέχει στους δικηγόρους την ευελιξία να έχουν πρόσβαση στην εργασία τους από το σπίτι, είτε μέσω φορητού υπολογιστή είτε μέσω απομακρυσμένου επιτραπέζιου υπολογιστή. Ωστόσο, το να εργάζεστε με πλήρες ωράριο χωρίς να μπείτε στο γραφείο σας γρήγορα αποκαλύπτει ότι το να είστε στη δουλειά είναι περισσότερα από την πρόσβαση σε έναν υπολογιστή.

Η Erin Zipes, Αντιπρόεδρος, Βοηθός Γενικός Σύμβουλος στο Shopify αναφέρει ότι η εταιρεία παρείχε σε όλους τους υπαλλήλους έναν προϋπολογισμό 1.000 $ για να δημιουργήσουν το γραφείο στο σπίτι τους. Τα μέλη της νομικής της ομάδας έβαλαν γρήγορα αυτό το έργο για να προμηθευτούν οθόνες, ώστε να μπορούν να εμφανίζουν έγγραφα δίπλα-δίπλα όπως είχαν συνηθίσει στο γραφείο. Ο Philip Taylor, Συνεργάτης της Chaitons LLP και μέλος της εκτελεστικής επιτροπής της εταιρείας είπε ότι είναι απαραίτητο να αποκτήσουν όλοι στην ομάδα ένα φυσικό τηλέφωνο, αναφέροντας πρώιμα προβλήματα με κακές συνδέσεις κινητών τηλεφώνων.

Ο Φίλιππος τραγούδησε επίσης επαίνους για το iPad και το νέο Apple Pencil. Η εταιρεία επένδυσε πολλά στην τεχνολογία που παρέχει στους δικηγόρους και τις δύο συσκευές και τους επιτρέπει να τις χρησιμοποιούν όπως τους βολεύει. Πολλοί δικηγόροι μετέφεραν γρήγορα μεγάλο μέρος της ροής εργασίας τους σε αυτά τα συστήματα. Επισήμανε δύο Εφαρμογές που του άλλαξαν το παιχνίδι. LiquidText είναι απαραίτητο στοιχείο για τη σήμανση των σχεδίων εγγράφων, επιτρέποντάς του να μεταφέρει εύκολα τις σημάνσεις με στυλό που συνήθιζε να κάνει καθ ‚όλη τη διάρκεια της καριέρας του σε ένα ψηφιακό μέσο. Διαθέτει επίσης μια εξαιρετική δυνατότητα αναζήτησης που σας επιτρέπει να διατηρείτε το πλαίσιο καθώς εξετάζετε περιπτώσεις ενός συγκεκριμένου όρου σε ένα ολόκληρο έγγραφο. GoodNotes είναι μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων που σας επιτρέπει να κρατάτε σημειώσεις με το Apple Pencil, αλλά να μπορείτε να τις αναζητάτε σαν κείμενο με ισχυρή οργάνωση για να διατηρείτε όλες τις πληροφορίες σας οργανωμένες.

Ο Michael Elder, Συνεργάτης της Blakes Cassels & Graydon LLP ανέφερε πώς το Closing Folders έχει δει αυξημένη υιοθέτηση στις συναλλαγές συγχωνεύσεων και εξαγορών της εταιρείας τις τελευταίες εβδομάδες. Σε έναν κόσμο όπου δεν είναι πλέον δυνατό να συγκληθούν όλα τα μέρη σε μια συναλλαγή σε μια αίθουσα συνεδριάσεων, η ύπαρξη μιας ψηφιακής ενιαίας πηγής αλήθειας για το κλείσιμο μιας συναλλαγής είναι πιο σημαντική από ποτέ.

Διαχωρισμός εργασίας και σπιτιού

Όλοι οι συμμετέχοντες στο πάνελ μας τόνισαν τη σημασία της δημιουργίας σκόπιμου διαχωρισμού μεταξύ εργασίας και σπιτιού. Ο καθορισμός καθορισμένων ωρών έναρξης και λήξης για τις ώρες εργασίας και τα διαλείμματα βοηθά. Εάν το επιτρέπει το σπίτι σας, η δημιουργία ενός όσο το δυνατόν πιο ξεχωριστού χώρου βοηθάει πάρα πολύ. Σε μικρότερους χώρους, εναλλάξτε τη χρήση των δωματίων μεταξύ γραφείου και οικογενειακής χρήσης καθ‘ όλη τη διάρκεια της ημέρας για να προσομοιώσετε αυτόν τον διαχωρισμό. Η εκκαθάριση φορητών υπολογιστών και άλλων εργαλείων από κοινούς χώρους στο τέλος κάθε ημέρας μπορεί επίσης να βοηθήσει στη δημιουργία ορίων. Για δικηγόρους που εργάζονται με εμπιστευτικά νομικά έγγραφα, αυτό το βήμα είναι απαραίτητο.

Ταυτόχρονα, η Erin από το Shopify λέει ότι δεν πρέπει πάντα να προσπαθούμε να κρύβουμε τα παιδιά, τα κατοικίδια και τους συνεργάτες μας στο φόντο των βιντεοκλήσεων. Η δημιουργία μιας κουλτούρας όπου οι εργαζόμενοι δεν αισθάνονται ότι πρέπει να κρύψουν την πραγματική τους ζωή βοηθά στην ενίσχυση βαθύτερων συνδέσεων μεταξύ των μελών της ομάδας.

Η επικοινωνία είναι πιο σημαντική από ποτέ

Στο γραφείο, η επικοινωνία γίνεται φυσικά. Οι άνθρωποι προσπερνούν ο ένας τον άλλον στην αίθουσα, σκάνε τα κεφάλια τους στα γραφεία ή πηγαίνουν να πάρουν το μεσημεριανό γεύμα μαζί και να καλύψουν τη διαφορά. Όλα αυτά εξαφανίζονται σε απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας. Ως αποτέλεσμα, οι συμμετέχοντες στο πάνελ μας συμφώνησαν ότι απαιτείται περισσότερη επικοινωνία από ποτέ.

Ο Φίλιππος τόνισε τη σημασία της αναβάθμισης των συνομιλιών από γραπτά μηνύματα σε τηλεφωνικές κλήσεις το συντομότερο δυνατό για να αποφευχθεί η σύγχυση. Ο Μάικλ μίλησε για την πρόκληση να κάνεις γρήγορες μεμονωμένες ερωτήσεις σε άλλους. Τα είδη των ερωτήσεων που θα κάνατε στην άκρη στην αίθουσα ή κατά τη διάρκεια μιας γρήγορης επίσκεψης στο γραφείο φαίνονται ανόητα να προγραμματίσετε μια τηλεφωνική κλήση. Οι νομικές ομάδες πρέπει να είναι σκόπιμες για την εξεύρεση φυσικών τρόπων για τη διευκόλυνση αυτών των τύπων αλληλεπιδράσεων εξ αποστάσεως.

Όσον αφορά την επικοινωνία με την ομάδα, ο Φίλιππος τόνισε τη σημασία πολλών κλήσεων ένας προς έναν για την αποτελεσματική επικοινωνία ιδεών σε ολόκληρη την ομάδα. Η εταιρεία είχε δοκιμάσει όλες τις κλήσεις διάσκεψης, αλλά διαπίστωσε ότι ο αριθμός των συμμετεχόντων εμπόδιζε τη συζήτηση. Η Έριν προτείνει να ορίσετε μερικούς βασικούς ομιλητές σε μια τηλεφωνική κλήση και να ζητήσετε ερωτήσεις από την υπόλοιπη ομάδα εκ των προτέρων.

Ένα μέλος του κοινού ρώτησε τον πάνελ ποια είναι η αγαπημένη του μορφή επικοινωνίας όταν εργάζονταν εξ αποστάσεως. Ενώ ο Michael και ο Philip είπαν τηλέφωνο, η Erin ενθάρρυνε το κοινό να δοκιμάσει βιντεοκλήσεις. Μόλις ξεπεράσετε ότι είναι ορατή η εικόνα σας, η οπτική πτυχή της συνομιλίας βοηθά πραγματικά στην ανάπτυξη σχέσεων στο γραφείο περισσότερο από ό,τι οι τηλεφωνικές κλήσεις.

Θέτοντας ένα θετικό παράδειγμα

Με τις μοναδικές συνθήκες του COVID-19, η Erin υπογραμμίζει τη σημασία των εσωτερικών τμημάτων να δίνουν θετικά παραδείγματα για εξωτερικούς συμβούλους. Να είστε κατανοητοί με άτομα που δεν έχουν πλέον παιδική φροντίδα ή πρέπει να βοηθήσουν στη φροντίδα των μελών της οικογένειας που έχουν ανάγκη. Καθορίστε με τα ενδιαφερόμενα μέρη ποια είναι τα πιο ουσιαστικά έργα και χαλαρώστε τις προσδοκίες και τις προθεσμίες σχετικά με άλλα θέματα.

Κοιτάζοντας το Μέλλον

Προς το παρόν κανείς δεν γνωρίζει πόσο καιρό μπορεί να εργαζόμαστε από το σπίτι. Σύμφωνα με πολλές αναφορές, μπορεί να είναι αρκετοί μήνες. Ρωτήσαμε τους συμμετέχοντες στο πάνελ ποιες μακροπρόθεσμες προκλήσεις βλέπουν μπροστά τους. Ένα πρόβλημα που η Erin λέει ότι το Shopify αρχίζει να αντιμετωπίζει είναι η ενσωμάτωση νέων δικηγόρων σε μια πλήρως απομακρυσμένη ομάδα. Πριν από τη μετάβαση στην απομακρυσμένη εργασία, όλοι στη νομική ομάδα είχαν προϋπάρχουσες σχέσεις και στυλ εργασίας. Η εισαγωγή νέων εργαζομένων στην κουλτούρα του οργανισμού και η εκπαίδευσή τους χωρίς φυσικό γραφείο θα απαιτήσει μια σημαντική επανεξέταση.

Όλοι οι συμμετέχοντες συζήτησαν τις πολιτιστικές προκλήσεις με εργασία εξ αποστάσεως. Τα φυσικά γραφεία είναι ιδανικά για να βοηθήσουν τους ανθρώπους να αναπτύξουν προσωπικές σχέσεις σε κουτσομπολιά με ψύκτη νερού ή πρωινά διαλείμματα στο δωμάτιο του καφέ. Αυτές οι αλληλεπιδράσεις δεν συμβαίνουν φυσικά όταν η ομάδα είναι εντελώς απομακρυσμένη. Απαιτείται σκόπιμος σχεδιασμός για τη διευκόλυνσή τους. Οι συμμετέχοντες στην ομάδα πειραματίζονται με διαφορετικές στρατηγικές για αυτό. Στο Shopify, η ομάδα έχει καθημερινές προκλήσεις φωτογραφιών ζητώντας από τους ανθρώπους να δημοσιεύσουν μια φωτογραφία του γραφείου τους ή της κούπας τους. Τώρα η ομάδα συζητά να ηχογραφήσει περιηγήσεις σε στυλ MTV Cribs για τα σπίτια τους για να μοιραστούν με τους συναδέλφους τους.

Τι λέτε λοιπόν; Τι λειτουργεί για τον οργανισμό σας; Ποιες είναι οι προκλήσεις; Σημειώστε μας τα σχόλιά μας στο LinkedIn. Ανυπομονούμε να ακούσουμε από εσάς!