12 συμβουλές για εκπαιδευτικούς που επικοινωνούν με τους γονείς μέσω email (με αφίσα)

Υπάρχουν δισεκατομμύρια μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πηγαίνουν πέρα ​​δώθε σε όλο τον κόσμο κάθε μέρα. Το email είναι μια αγαπημένη μορφή επικοινωνίας για πολλούς ανθρώπους ανεξάρτητα από την τοποθεσία, την ηλικία ή την εμπιστοσύνη τους στην τεχνολογία.

Το email είναι προσβάσιμο, γρήγορο, εύκολο και οικείο. Για αυτούς τους λόγους, είναι ένας από τους κύριους τρόπους με τους οποίους αρέσει στους δασκάλους και στους γονείς να επικοινωνούν μεταξύ τους.

Θέλετε να μάθετε για 8 διαφορετικούς τρόπους επικοινωνίας δασκάλων και σχολείων με τους γονείς; Δείτε αυτήν την περιεκτική ανάρτηση!

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να αντικαταστήσει την ανάγκη εκτύπωσης ατελείωτων σημειώσεων σε χαρτί, εγγραφής σε ημερολόγια ή οργάνωσης χρονοβόρων συναντήσεων.

Δεδομένης της δημοτικότητας του email, προκαλεί έκπληξη το πόσο λίγος χρόνος ξοδεύεται για τη συζήτηση αποτελεσματικών συνηθειών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η ανάρτηση μοιράζεται τις κορυφαίες συμβουλές μου με δασκάλους που επικοινωνούν με τους γονείς μέσω email.

Πρέπει να επικοινωνώ με τους γονείς μέσω email;

Οι δάσκαλοι συχνά αναρωτιούνται αν πρέπει να επικοινωνούν με τους γονείς μέσω email. Επιτρέπεται; Είναι ασφαλές? Είναι αποτελεσματικό;

Το πρώτο βήμα είναι να ελέγξετε τις οδηγίες του σχολείου ή της περιοχής σας για να βεβαιωθείτε ότι επιτρέπεται. Το σχολείο σας μπορεί να έχει ακόμη και τη δική του πολιτική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αν δεν υπάρχουν αντιρρήσεις, προχωρήστε! Υπάρχουν πολλά οφέλη που πρέπει να απολαύσετε. Σας συνιστώ να σκεφτείτε λίγο την προσέγγισή σας στην αποστολή email. Ας ελπίσουμε ότι οι συμβουλές σε αυτήν την ανάρτηση θα βοηθήσουν!

Τα οφέλη της επικοινωνίας μέσω email

Σε σύγκριση με τις παλιές μεθόδους χαρτιού, το email επιτρέπει στην αλληλογραφία μας να είναι:

• περισσότερο εξατομικευμένη (μπορείτε να μοιραστείτε νέα που σχετίζονται με την τάξη, μια ομάδα μαθητών ή έναν μεμονωμένο μαθητή)
• περισσότερο στιγμιαίος (γιατί να περιμένετε μέχρι να γραφτεί μια σημείωση για να ακούσετε για μια αθλητική αναφορά, έναν μαθησιακό στόχο ή πληροφορίες εκδήλωσης;)
• περισσότερο αξιόπιστος (δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για χαμένες σημειώσεις εφόσον οι γονείς ελέγχουν το email τους)
• περισσότερο ιδιωτικός (μπορεί να υπάρχουν κάποιες πληροφορίες που δεν θέλετε να διαβάσουν οι μαθητές)
• διπλής κατεύθυνσης (οι γονείς μπορούν να απαντήσουν πολύ πιο εύκολα χρησιμοποιώντας την ψηφιακή επικοινωνία)

Τι λογαριασμό email πρέπει να χρησιμοποιήσω για να επικοινωνήσω με τους γονείς;

Σας συνιστώ οπωσδήποτε να χρησιμοποιήσετε μια επαγγελματική διεύθυνση email αντί μια προσωπική διεύθυνση email.

Όχι μόνο μια διεύθυνση του [email protected] σηκώστε τα φρύδια, αλλά πρέπει να προστατεύσετε το απόρρητό σας.

Πιθανότατα έχετε ήδη μια διεύθυνση email εργασίας ή μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό Google εάν χρειάζεται (π.χ [email protected])

💡 Υπόδειξη: Η εναλλαγή μεταξύ δύο λογαριασμών Google στο Chrome είναι Ανετα. Απλά πρέπει να κάνετε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας ή στα αρχικά σας στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας (όταν βρίσκεστε στο Gmail ή σε άλλες εφαρμογές Google). Θα εμφανιστεί ένα μενού και κάνετε κλικ στον λογαριασμό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Σκεφτείτε έναν πάροχο υπηρεσιών email

Όταν πρόκειται για ενημερωτικά δελτία τάξης, σκεφτείτε εάν μια επαγγελματική υπηρεσία μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως Mailchimp) είναι κατάλληλο για εσάς και την σχολική σας κοινότητα.

Τα οφέλη από τη χρήση ενός εργαλείου όπως το Mailchimp για ενημερωτικά δελτία τάξης περιλαμβάνουν:

• Είναι ένας βελτιωμένος τρόπος για να δημιουργείτε ελκυστικά, εξατομικευμένα και ευανάγνωστα ενημερωτικά δελτία.
• Η διαχείριση των λιστών συνδρομητών σας είναι εύκολη. Μπορείτε να στείλετε email σε ολόκληρη τη λίστα σας ή σε ένα επιλεγμένο κοινό. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε μια λίστα κοινού μόνο για μαθητές της ομάδας στίβου ή για όσους συμμετέχουν στις σχολικές επιδόσεις.
• Λαμβάνετε χρήσιμα δεδομένα που δείχνουν ποιος άνοιξε και έκανε κλικ σε οποιουσδήποτε συνδέσμους στο email σας. Εάν οι γονείς δεν ανοίγουν τα email σας, μπορείτε να ρωτήσετε αν τα λαμβάνουν ή αν υπάρχει καλύτερη διεύθυνση email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
• Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να εξακολουθούν να εμφανίζονται προσωπικά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε „συγχώνευση ετικετών“ για να εισάγετε ονόματα αυτόματα σε ένα email (μην ανησυχείτε, είναι πολύ εύκολο να το κάνετε!).
• Οι πάροχοι υπηρεσιών email είναι γενικά δωρεάν για τους πρώτους 1000 ή 2000 συνδρομητές. Το Mailchimp είναι δωρεάν για τους πρώτους 2000 συνδρομητές σας και μπορείτε να στέλνετε 12.000 email το μήνα. Ελπίζω να μην έχετε τόσους πολλούς μαθητές! 🙂

Φυσικά, ελέγξτε με το σχολείο ή την περιφέρειά σας εάν επιτρέπεται να χρησιμοποιήσετε έναν πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού να το χρησιμοποιήσετε.

Αποποίηση ευθύνης: Δεν έχω καμία σχέση με το Mailchimp, αν και είμαι αρκετά εξοικειωμένος με το λογισμικό, καθώς είμαι πελάτης για σχεδόν μια δεκαετία. Και εγώ πρόσφατα άρχισα να χρησιμοποιώ Mailerlite και το βρίσκω επίσης εξαιρετικό προϊόν.

12 Συμβουλές για την επικοινωνία με τους γονείς μέσω email: Σύνοψη αφίσας

Αυτές οι 12 συμβουλές θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τις ανταλλαγές email σας επαγγελματικές, παραγωγικές και θετικές. Κάντε κύλιση προς τα κάτω για μια σύνοψη αφίσας. Μπορεί να θέλετε να το μοιραστείτε με συναδέλφους ή να το εμφανίσετε στην αίθουσα προσωπικού σας!

1) Καθορίστε κατευθυντήριες γραμμές

Στην αρχή της χρονιάς, πείτε στους γονείς πώς θα χρησιμοποιείτε το email και πώς μπορούν να το χρησιμοποιήσουν.

Εξηγήστε πόσο καιρό μπορεί να χρειαστεί να περιμένουν οι γονείς για να λάβουν απάντηση στο email τους (π.χ. «Ελέγχω τα email μου τις ημέρες του σχολείου και θα απαντήσω εντός 24/48 ωρών»).

Εάν χρειάζεστε χρόνο για να συγκεντρώσετε πληροφορίες ή να απαντήσετε, στείλτε ένα γρήγορο email για να ενημερώσετε τον γονέα πότε θα επικοινωνήσετε μαζί του με μια πιο λεπτομερή απάντηση.

Ενημερώστε τους γονείς πώς να επικοινωνήσουν μαζί σας για επείγοντα θέματα (π.χ. τηλέφωνο).

Ορισμένα σχολεία έχουν κατευθυντήριες γραμμές για το σχολείο. Είναι σημαντικό να υπενθυμίζετε στους γονείς αυτές τις οδηγίες (σε μια ευανάγνωστη μορφή).

2) Μην συνηθίσετε να απαντάτε αμέσως

Αποφύγετε να «εκπαιδεύσετε» τους γονείς να περιμένουν μια άμεση απάντηση από εσάς μέσω email.

Ορισμένοι επαγγελματίες βρίσκουν χρήσιμο να «ομαδοποιούν» τις ώρες που ελέγχουν και να απαντούν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί να ασχολούνται μαζί τους όλη την ημέρα.

3) Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση email

Αποφύγετε να μοιράζετε το προσωπικό σας email. Βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή του email εργασίας σας είναι σύντομη και επαγγελματική.

4) Κάντε το email σας ευανάγνωστο

Μην κάνετε βάφλα και μην κάνετε το email περισσότερο από όσο χρειάζεται. Χωρίστε το κείμενο σε μικρές παραγράφους. Χρησιμοποιήστε έντονη γραφή για σημαντικές λέξεις ή στοιχεία δράσης. Χρησιμοποιήστε κουκκίδες ή λίστες εάν χρειάζεται.

5) Προσαρμόστε τη γραμμή θέματός σας

Χρησιμοποιήστε μια συγκεκριμένη γραμμή θέματος που θα τραβήξει την προσοχή των γονέων. Για παράδειγμα, το «Αύριο πρόγραμμα αθλητικών ημερών» θα ήταν πιο αποτελεσματικό από το «Ενημέρωση».

6) Κρατήστε αρχείο επικοινωνίας που ίσως χρειαστεί να επιστρέψετε

Οποιεσδήποτε συζητήσεις για «θέματα» (μάθηση, συμπεριφορά, διαφωνίες κ.λπ.) θα πρέπει να αποθηκεύονται για κάθε ενδεχόμενο.

7) Χρησιμοποιήστε CC και BCC επαγγελματικά

• CC (ανθρακικό αντίγραφο) σημαίνει ότι συμπεριλαμβάνετε άλλους στην αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όλοι οι παραλήπτες μπορούν να δουν τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.
• BCC (blind carbon copy) σημαίνει ότι συμπεριλαμβάνετε άλλους στην αλληλογραφία email και άλλοι παραλήπτες δεν μπορούν να δουν τις διευθύνσεις email τους.

CC έναν διευθυντή σχολείου στο email εάν χρειάζεται να γνωρίζει μια συνομιλία (μην χρησιμοποιείτε CC άσκοπα).

Να χρησιμοποιείτε πάντα BCC εάν στέλνετε email σε περισσότερους από έναν γονείς, ώστε να διατηρείτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ιδιωτικές.

Το BCC δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για να αφήνει τους ανθρώπους να «ακροακούν» συνομιλίες. Αυτή είναι κακή εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

8) Αποφύγετε περιττούς συνδέσμους και συνημμένα

Προσπαθήστε να συνοψίσετε όλες τις πληροφορίες στο σώμα του email σας.

Οι πολυάσχολοι γονείς μπορεί να είναι λιγότερο διατεθειμένοι να κάνουν λήψη αρχείων PDF ή να κάνουν κλικ σε διάφορους συνδέσμους ιστού για να μάθουν τι πρέπει να γνωρίζουν.

9) Στείλτε απροσδόκητες θετικές σημειώσεις

Το να στέλνετε ένα θετικό μήνυμα στο σπίτι για ένα παιδί κάθε τόσο μπορεί να είναι εξαιρετικά ισχυρό!

10) Να είστε λίγο πιο φιλικοί και ευγενικοί από όσο πρέπει

Η ψηφιακή επικοινωνία μπορεί να είναι πιο δύσκολη στην ανάγνωση και δεν θέλετε να σας φανεί τόσο ωμά.

Είναι επίσης καλύτερο να αποφεύγετε πράγματα όπως το χιούμορ ή τον σαρκασμό. Δείτε περισσότερες συμβουλές για την επιλογή λέξης email παρακάτω.

11) Χρησιμοποιήστε τηλεφωνική κλήση ή συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο όταν είναι απαραίτητο

Μπορεί να είναι καλύτερο να αντιμετωπίσετε δύσκολα, ευαίσθητα ή περίπλοκα ζητήματα μέσω μιας κλήσης ή μιας συνάντησης.

Ομοίως, εάν η ανταλλαγή email πηγαίνει πέρα ​​δώθε για πάρα πολύ καιρό, σκεφτείτε ένα τηλεφώνημα ή μια συνάντηση.

12) Σκεφτείτε πριν στείλετε

Εάν αισθάνεστε συναισθηματικοί ή αβέβαιοι, περιμένετε πριν στείλετε.

Πάντα να σκέφτεστε μήπως τα λόγια σας θα μπορούσαν να παρερμηνευθούν. Βεβαιωθείτε ότι ο τόνος όλων των email είναι ήρεμος.

Εάν λαμβάνετε ένα θερμό ή προσβλητικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν γονέα, μην απαντήσετε. Συμβουλευτείτε έναν διευθυντή σχολείου.

Απαντήσεις μέσω email;

Αν και είναι καλύτερο να διατηρείτε εξατομικευμένη την επικοινωνία μέσω email, οι απαντήσεις σε κονσέρβα μπορούν να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για πολυάσχολους δασκάλους.

Ίσως υπάρχουν πολλές ερωτήσεις που σας κάνουν συχνά οι γονείς — ίσως είναι πληροφορίες σχετικά με το σχολικό κυλικείο, τη στολή, το πρόγραμμα ανάγνωσης, την πολιτική για τα μαθήματα κ.λπ.

Μπορείτε να γράψετε μια απάντηση για αυτές τις ερωτήσεις και να την αποθηκεύσετε. Αυτό λέγεται κονσέρβα απάντηση.

Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail, είναι εύκολο να αποθηκεύσετε απαντήσεις και να τις εισαγάγετε σε ένα email. Προφανώς θα ξεκινούσατε με έναν προσωπικό χαιρετισμό και θα προσαρμόζατε την απάντηση όπως χρειάζεται.

Αυτές οι οδηγίες εξηγήστε πώς να ρυθμίσετε μια απάντηση στο Gmail.

Εναλλακτικά, μπορείτε απλώς να αποθηκεύσετε απαντήσεις στις συχνές ερωτήσεις σας σε ένα Φύλλο Google ή σε άλλο έγγραφο. Στη συνέχεια, μπορείτε να τα αντιγράψετε και να τα επικολλήσετε σε email όπως απαιτείται.

💡 Συμβουλή: Επικολλήστε το αντιγραμμένο κείμενο σε ένα email ως απλό κείμενο. Θα φαίνεται λίγο περίεργο εάν η γραμματοσειρά ή το στυλ των επικολλημένων πληροφοριών σας διαφέρει από το υπόλοιπο email σας:

• Η συντόμευση για απλό κείμενο είναι Control+Shift+V σε υπολογιστή με Windows
• Η συντόμευση του Mac είναι Option+Shift+Command+V
• Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε „Επικόλληση ως απλό κείμενο“

Περισσότερες συμβουλές σχετικά με το email και την επιλογή Word

Για πολλούς αναγνώστες, αυτές οι πληροφορίες θα είναι προφανείς, ωστόσο, αυτό που είναι προφανές για κάποιους είναι διαφωτιστικό για άλλους!

Συμβουλές για την επιλογή των λέξεων και του στυλ σας όταν γράφετε ένα email σε έναν γονέα:

• Όταν απαντάτε στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξεκινήστε δείχνοντας ότι καταλαβαίνετε την ερώτηση ή ότι συμπάσχετε με την ανησυχία τους.
• Διατηρήστε τα email σας επαγγελματικά αλλά φιλικά. δεν χρειάζεται να είστε πολύ σκληροί ή επίσημοι.
• Χρησιμοποιήστε σωστά την ορθογραφία, τη γραμματική, τα κενά και τα σημεία στίξης.
• Αποφύγετε τη χρήση ομιλίας κειμένου, αργκό ή συντομογραφιών.
• Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά emoji ή θαυμαστικά.
• Να είστε λίγο πιο φιλικοί και ευγενικοί από όσο νομίζετε ότι πρέπει να είστε. Δεν θέλετε να φανείτε τόσο ωμά.
• Φροντίστε πάντα ο τόνος σας να είναι ήρεμος.
• Συμπεριλάβετε ένα σχέδιο δράσης εάν είναι απαραίτητο — τι θα κάνετε για να βοηθήσετε ή ποιες προτάσεις έχετε;
• Βεβαιωθείτε ότι απευθύνεστε στον γονέα με το όνομά του σε ένα προσωπικό email.
• Τερματίστε με θετική νότα και προσκαλέστε περαιτέρω επικοινωνία.

Παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν δάσκαλο σε έναν γονέα

Αυτό το απλό παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι επαγγελματικό αλλά φιλικό, σύντομο, αλλά αντιμετωπίζει το υπό εξέταση ζήτημα και ελπίζουμε ότι αφήνει τον γονέα ικανοποιημένο ότι οι ανησυχίες του αντιμετωπίζονται.

Συμπέρασμα: Τι μπορείτε να προσθέσετε;

Όταν υπάρχουν δυνατές γραμμές επικοινωνίας μεταξύ σπιτιού και σχολείου, όλοι κερδίζουν! Το email είναι ένας πολύ καλός τρόπος επικοινωνίας δασκάλων και γονέων.

Είναι σημαντικό για τους εκπαιδευτικούς να σκεφτούν λίγο πώς θα χρησιμοποιήσουν το email για να αλληλεπιδράσουν με τους γονείς. Αυτό διασφαλίζει ότι η επικοινωνία παραμένει θετική, επαγγελματική και παραγωγική.

Ελπίζω οι συμβουλές που πρόσφερα παραπάνω να φανούν χρήσιμες σε εσάς ή σε κάποιον που γνωρίζετε.

Θα ήθελα να μάθω πώς χρησιμοποιείτε το email για να επικοινωνείτε με τους γονείς. Έχετε περαιτέρω συμβουλές ή σκέψεις να προσθέσετε;

Κάντε κύλιση προς τα κάτω για να βρείτε το πλαίσιο σχολίων παρακάτω. Θα ήθελα πολύ να ακούσω νέα σας!